How to Make a PDF File Smaller on Mac: A Comprehensive Guide

Salam hangat bagi Anda yang sedang mencari cara membuat file PDF lebih ringan di MacBook atau iMac. PDF adalah salah satu format file dokumen yang paling populer dan umum digunakan saat ini. Banyak orang suka menggunakan PDF karena file tersebut dapat dibuka di berbagai perangkat tanpa kehilangan kualitas. Namun, file PDF yang berukuran besar bisa menjadi kendala saat mengirimkannya melalui email atau membagikannya ke teman dan kolega. Untuk itu, kami akan memandu Anda dalam menjadikan file PDF lebih kecil pada perangkat mac dengan 12 langkah sederhana.

Steps to Make a PDF File Smaller on Mac

Step 1: Gunakan Preview

Pertama-tama, pastikan Anda membuka file PDF tersebut dengan aplikasi Preview di Mac. Aplikasi ini sudah tersedia di Mac dan memiliki kemampuan untuk mengedit dan memperkecil file PDF.

Step 2: Pilih “Export”

Setelah membuka file dengan Preview, pilih opsi “Export” dalam menu File setelah itu, seharusnya akan muncul jendela kecil dan memungkinkan kamu merubah pengaturan dari file PDF.

Step 3: Pilih “Quartz Filter”

Pilih tab “Quartz Filter” dalam jendela, kemudian klik pada “Reduce File Size” dan kemudian pilih OK.

Step 4: Simpan sebagai file yang baru

Selanjutnya, Anda harus menyimpan file PDF yang sudah dikompres sebagai file baru. Pastikan untuk memberikan nama file yang berbeda agar file asli tetap aman.

Step 5: Gunakan “Export” lagi

Jika langkah 4 tidak mengurangi ukuran file PDF sebanyak yang Anda harapkan, coba gunakan opsi “Export” lagi dengan cara yang sama seperti langkah 2.

Step 6: Atur Pengaturan

Setelah memilih “Export” sekali lagi, pilih tab “PDF” pada jendela. Lalu sesuaikan pengaturan resolusi dan kompresi gambar untuk mengurangi ukuran file PDF.

Step 7: Ubah resolusi gambar

Untuk menurunkan ukuran file, kurangi resolusi gambar menjadi 72 piksel per inci. Anda juga dapat menghapus gambar dari file PDF untuk mendapatkan ukuran file yang lebih kecil.

Step 8: Kurangi kualitas gambar

Jika langkah 7 tidak cukup, coba juga mengurangi kualitas gambar. Anda bisa memilih nilai “Low” atau “Medium” dan lihat apakah itu sudah cukup memperkecil ukuran file PDF.

Step 9: Hapus data yang tidak terpakai

Lakukan penghapusan terhadap halaman atau hal lain yang tidak diperlukan dari file PDF, secara maksimum kamu bisa menghapus 5 halaman di dalam file tersebut.

Step 10: Jangan gunakan font yang tidak biasa

Pastikan Anda tidak menggunakan font yang tidak umum. Penggunaan font unik akan menambah ukuran file PDF. Pilih font umum seperti Times New Roman atau Arial.

Step 11: Buat file PDF dari dokumen yang lebih kecil

Jika dokumen yang dicetak kemudian didigitalisasi menjadi file PDF, coba cetak kembali dengan ukuran dokumen yang lebih kecil. Kemudian Anda akan memiliki file PDF dengan ukuran yang lebih kecil.

Step 12: Periksa lagi

Setelah semua langkah dilakukan, pastikan untuk memeriksa file PDF yang telah dikompres untuk memastikan tidak ada bagian dalam dokumen yang terlewatkan.

Explanation

Kamu dapat memilih beberapa file PDF yang perlu dipompes. Pemilihan file sangat penting agar dokumen yang terpilih sesuai dengan apa yang diinginkan.

Selanjutnya, Anda dapat memilih opsi kompresi dengan menggunakan Quartz Filter. Quartz Filter terdiri dari beberapa opsi, namun yang sangat efektif untuk membuat file PDF lebih kecil adalah “Reduce File Size”. Dengan memilih opsi ini, file PDF akan dikecilkan ke ukuran yang Anda inginkan.

Menyimpan file PDF dengan nama baru akan memastikan bahwa file PDF asli tetap aman. Selanjutnya, Anda dapat mengulang seluruh proses ini dengan opsi PDF yang berbeda di langkah 4, 5, dan 6.

Anda juga dapat menghapus gambar, halaman atau mengubah kualitas gambar. Pastikan untuk menghapus halaman atau bagian yang tidak diperlukan agar memastikan file PDF memiliki ukuran yang lebih kecil. Selain itu, pastikan untuk menggunakan font yang umum dan sangat direkomendasikan menggunakan Times New Roman atau Arial.

Tips and Tricks

1. Jangan Gunakan File Gambar dengan Terlalu Banyak Resolusi

File gambar dengan resolusi sangat tinggi akan membuat file PDF jauh lebih besar daripada seharusnya.

2. Hapus Halaman yang Tidak Dibutuhkan

Hapus semua halaman yang tidak Anda butuhkan di dalam file PDF untuk mengurangi ukuran file. Ini akan memberikan dampak yang cukup besar pada ukuran file.

3. Gunakan “Export” dengan Bijak

Gunakan fitur “Export” sebanyak mungkin. Anda dapat menggunakan pengaturan yang berbeda di setiap langkah, tergantung pada bagaimana cara Anda ingin mengkompres file PDF.

4. Hapus Metadata yang Tidak Dibutuhkan

Metadata yang tidak perlu dapat mengambil ruang penyimpanan di dalam file PDF. Jadi, hapus semua informasi metadata yang tidak berguna.

5. Periksa Ukuran File Asli

Sebelum melakukan kompresi pada file PDF, pastikan untuk memeriksa ukuran file asli. Hal ini berguna untuk memastikan seberapa besar pengurangannya tanpa merusak isi dokumen.

6. Gunakan Aplikasi Pihak Ketiga

Jika tidak memiliki cukup waktu, atau cara manual tidak berhasil, Anda dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti PDF Squeezer, atau Adobe Acrobat.

7. Periksa File yang Sudah Dikompres

Setelah semua langkah dilakukan, pastikan untuk memeriksa file PDF yang telah dikompresi untuk memastikan tidak ada bagian dalam dokumen yang terlewatkan.

8. Gunakan Koneksi Internet yang Stabil

Uploading file PDF membutuhkan waktu dan data yang cukup besar, pastikan Anda terhubung ke sambungan jaringan yang stabil selama proses uploading.

9. Pilih “Low” Quality

Jika opsi “Medium” tidak mereduksi ukuran file PDF, pilih opsi “Low” Quality. Ini akan sangat membantu memperkecil ukuran file PDF.

10. Simpan ke ruang penyimpanan online

Terakhir, upayakan untuk menyimpan file PDF ke penyimpanan online seperti Google Drive atau Dropbox daripada mengirimkannya melalui surel dan memastikan bahwa penyimpanan tersebut dapat dibuka melalui perangkat berbasis cloud.

Tentu saja ada banyak cara dan trik untuk membuat file PDF lebih kecil. Anda dapat mencoba beberapa cara terlebih dahulu dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain itu, penggunaan aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Acrobat atau PDF Squeezer juga dapat digunakan sebagai alternatif untuk mengkompres file PDF di Mac. Semoga artikel ini telah membantu Anda mendapatkan solusi untuk mengatasi file PDF yang terlalu besar.

Advantages and Disadvantages of Making a PDF File Smaller on Mac

Advantages

1. Saves disk space – Reducing the size of the PDF file can help save valuable hard disk space on your Mac. This is especially useful if you work with loads of PDF files.

2. Easier to email – Smaller PDF files can be easily attached to emails and sent out without causing any issues with bandwidth or download speeds for the recipient.

3. Quicker to upload/download – Uploading or downloading a smaller PDF file is quicker and efficient than a large file. This is particularly important when dealing with slow internet connections.

4. Increases productivity – Saving time waiting for large files to be transferred, uploaded or downloaded means you can focus on more important tasks and increase your productivity.

5. Better for mobile devices – Smaller PDF files are easier to open and read on mobile devices where storage space, connectivity, and speed may be limited.

Disadvantages

1. Loss of quality – Reducing the file size of a PDF may cause a loss of quality, particularly if the original file contains high-resolution images or graphics.

2. Limited editing – If you choose to reduce the file size, the PDF may become more difficult to edit, which can be problematic if you need to make changes at a later stage.

3. Security concerns – Reducing the file size of a PDF can make it more susceptible to being compromised, which may pose a security risk to sensitive information.

4. Compatibility issues – Some users may experience compatibility issues when opening PDF files that have been reduced in size, particularly if they are using an older version of a PDF reader.

5. Not suitable for every PDF – Depending on the content of the PDF file, reducing the file size may not be appropriate and could result in an unreadable document.

FAQ

1. Why do I need to reduce the size of my PDF file?

The size of a PDF file can impact how easy and fast it is to share or upload. A smaller file size also means less storage space used on your computer or other devices.

2. Can I reduce the size of a PDF file on my Mac without special software?

Yes, you can use the Preview app that comes with your Mac to reduce the size of a PDF file.

3. How do I open a PDF file in Preview?

Right-click on the PDF file and choose “Open with” followed by “Preview”. Alternatively, you can open Preview and drag and drop the PDF file into the application.

4. How do I reduce the size of a PDF file in Preview?

Open the PDF file in Preview and then go to “File” > “Export”. In the dialog box, you can choose the file format as “PDF”, then adjust the “Quartz Filter” to “Reduce File Size”.

5. Will reducing the size of a PDF file affect the quality of the document?

Reducing the file size does compress the document, which can affect the quality by reducing image resolution or color depth. However, the effects of compression are often minor and not noticeable for most purposes.

6. Can I choose a specific file size for the PDF?

No, the “Reduce File Size” filter in Preview reduces the file size to a preset level. If you need to specify a specific file size, you will need to use a third-party PDF compression tool.

7. What other options are available in Preview for exporting a PDF file?

You can choose to export with or without encryption, set a password, customize image quality, and adjust the color profile.

8. How much can I reduce the size of a PDF file?

The amount you can reduce the size of a PDF file depends on the original file size, image resolution, and complexity of the document. On average, you can expect to reduce the file size by 50-80%.

9. Can I undo the file compression if I want to revert to the original file size?

No, once a PDF file is compressed using the “Reduce File Size” filter in Preview, the compression is permanent. Therefore, it is a good idea to keep a backup copy of the original file before compressing it.

10. Is it possible to compress multiple PDF files at once?

Yes, you can use the batch compression feature in Adobe Acrobat Pro or use third-party software that supports batch processing.

11. Are there any downsides to using third-party PDF compression tools?

Some third-party tools may not be trustworthy and could pose a security risk. Additionally, some tools may reduce the quality of the document to a greater extent than necessary.

12. Are there any alternatives to compressing a PDF file?

Yes, you can try zipping the PDF file if you need to reduce the file size for sharing or uploading. However, this may not be an ideal solution if you need to share the PDF with others who do not have access to file extraction tools.

13. How do I know whether the PDF file has been successfully compressed?

You can compare the file size of the original PDF file with the compressed file size. Alternatively, you can open the compressed file to see if the quality of the document is still acceptable for your needs.

Conclusion

In conclusion, reducing the size of a PDF file on a Mac is a relatively simple task. By following the above-mentioned methods, you can easily reduce the size of your PDF files and effectively manage your storage space. It is important to note that the methods discussed are not an exhaustive list; there are several other methods that you can use to reduce the size of PDF files on your Mac. However, the methods outlined here have proven to be effective and reliable.

Closing

Thank you for reading this article on how to make a PDF file smaller on Mac. We hope you found it helpful and informative. With the continued need for working remotely, PDF files have become an essential part of our daily lives. It is, therefore, imperative that we know how to manage them effectively. If you have any questions or comments about the methods discussed or would like to suggest other methods, please feel free to leave a comment below. Until next time, happy PDF file management!